افزایش مشارکت در رویداد یکی از اولین چالش های برگزاری آن است. اما در عصر دیجیتال برگزاری رویدادهای تأثیرگذار با مشارکت بالا نیازمند استراتژی‌های هوشمندانه است.
رویدادها، چه به صورت حضوری، مجازی یا ترکیبی، باید تجربه‌ای پویا و به یادماندنی برای مخاطبان ایجاد کنند تا بتوانند در بازار رقابتی امروز موفق باشند. در این مقاله، به بررسی دقیق راهکارهای مؤثر برای دستیابی به این هدف می‌پردازیم.
۱. استفاده از تکنولوژی تعاملی برای افزایش مشارکت در رویداد
تکنولوژی‌های تعاملی نقشی حیاتی در افزایش مشارکت شرکت‌کنندگان ایفا می‌کنند. این ابزارها نه تنها تجربه کاربری را بهبود می‌بخشند، بلکه امکانات جدیدی را برای تعامل و یادگیری فراهم می‌کنند.
الف) اپلیکیشن‌های موبایل اختصاصی رویداد
اپلیکیشن‌های موبایل اختصاصی رویداد، مرکز کنترل شخصی هر شرکت‌کننده محسوب می‌شوند. این اپلیکیشن‌ها می‌توانند مجموعه‌ای از امکانات کاربردی را ارائه دهند:
- برنامه زمانبندی شخصی‌سازی شده
- نقشه تعاملی محل برگزاری
- پروفایل‌های شرکت‌کنندگان و امکان ارتباط مستقیم
- اطلاعیه‌های لحظه‌ای و به‌روزرسانی‌های رویداد
- سیستم رأی‌گیری و نظرسنجی زنده
- بازی‌های تعاملی و چالش‌ها برای افزایش مشارکت
مثال: کنفرانس جهانی موبایل (MWC) در بارسلونا از یک اپلیکیشن پیشرفته استفاده می‌کند که عملکردهای متنوعی دارد. این اپلیکیشن به شرکت‌کنندگان امکان می‌دهد:
- جلسات را برنامه‌ریزی کرده و یادآوری‌ها تنظیم کنند
- با استفاده از هوش مصنوعی، پیشنهادهای شخصی‌سازی شده برای جلسات و نمایشگاه‌ها دریافت کنند
- با سایر حاضرین ارتباط برقرار کنند و جلسات نتورکینگ را هماهنگ نمایند
- در نظرسنجی‌های زنده شرکت کنند و بازخورد فوری ارائه دهند
- در چالش‌های گیمیفیکیشن شرکت کنند و امتیاز جمع کنند
- اطلاعات تماس را به صورت دیجیتالی مبادله کنند
این اپلیکیشن در MWC 2023 بیش از ۸۵% نرخ پذیرش در میان شرکت‌کنندگان داشت و به طور متوسط هر کاربر روزانه ۴۵ دقیقه از آن استفاده می‌کرد.
ب) واقعیت افزوده (AR) و واقعیت مجازی (VR)
فناوری‌های AR و VR می‌توانند مرز بین دنیای فیزیکی و دیجیتال را محو کنند و تجربه‌ای کاملاً غوطه‌ور برای شرکت‌کنندگان ایجاد کنند. این تکنولوژی‌ها می‌توانند در موارد زیر استفاده شوند:
- نمایش محصولات به صورت سه‌بعدی و تعاملی
- شبیه‌سازی محیط‌های کاری یا آموزشی
- تورهای مجازی از مکان‌های دور از دسترس
- بازی‌ها و چالش‌های تیمی مبتنی بر AR
- ارائه‌های سخنرانان به صورت هولوگرافیک
مثال: نمایشگاه هنر دیجیتال تیم لب (teamLab) در توکیو، ژاپن یک نمونه برجسته از استفاده خلاقانه از تکنولوژی‌های تعاملی است. این نمایشگاه:
- از سنسورهای پیشرفته استفاده می‌کند تا حرکات بازدیدکنندگان را تشخیص داده و آثار هنری را بر اساس آن تغییر دهد
- محیط‌های غوطه‌ور ایجاد می‌کند که با حضور و تعامل بازدیدکنندگان تکامل می‌یابند
- از پروجکشن مپینگ پیشرفته برای خلق فضاهای سه‌بعدی پویا استفاده می‌کند
- به بازدیدکنندگان اجازه می‌دهد با استفاده از دستگاه‌های موبایل خود، با آثار هنری تعامل داشته باشند
- تجربه‌های چند حسی ایجاد می‌کند که بینایی، شنوایی و حتی لامسه را درگیر می‌کند
این رویکرد نوآورانه باعث شده است که نمایشگاه تیم لب به یکی از پربازدیدترین جاذبه‌های توریستی توکیو تبدیل شود، با بیش از ۲.۳ میلیون بازدیدکننده در سال ۲۰۲۲.
۲. طراحی فعالیت‌های مشارکتی
فعالیت‌های مشارکتی، قلب تپنده یک رویداد پویا هستند. این فعالیت‌ها شرکت‌کنندگان را از حالت شنونده منفعل خارج کرده و به بازیگران فعال تبدیل می‌کنند. تجربه نشان داده این روش یکی از موثرترین ها برای افزایش مشارکت در رویداد است.
الف) کارگاه‌های عملی
کارگاه‌های عملی فرصتی عالی برای یادگیری تجربی و کاربردی فراهم می‌کنند. این کارگاه‌ها می‌توانند:
- مهارت‌های جدید را در محیطی امن و حمایتی معرفی کنند
- فرصت‌هایی برای حل مسئله گروهی و همکاری ایجاد کنند
- دانش نظری را به تجربه عملی تبدیل کنند
- ارتباط مستقیم با متخصصان و مربیان را فراهم کنند
مثال: جشنواره SXSW (South by Southwest) در آستین، تگزاس، مجموعه‌ای متنوع از کارگاه‌های عملی ارائه می‌دهد:
- کارگاه‌های موسیقی: جایی که شرکت‌کنندگان می‌توانند با آلات موسیقی جدید آشنا شوند یا تکنیک‌های تولید موسیقی را یاد بگیرند
- کارگاه‌های فیلمسازی: که شامل آموزش عملی فیلمبرداری، تدوین و روایتگری بصری است
- کارگاه‌های برنامه‌نویسی: جایی که شرکت‌کنندگان می‌توانند زبان‌های برنامه‌نویسی جدید را یاد بگیرند یا اپلیکیشن‌های موبایل بسازند
- کارگاه‌های طراحی: که تکنیک‌های UX/UI، طراحی گرافیک و برندینگ را پوشش می‌دهند
در SXSW 2023، بیش از ۳۰۰ کارگاه عملی برگزار شد که ۷۸% شرکت‌کنندگان آنها را “بسیار مفید” ارزیابی کردند.
ب) جلسات پرسش و پاسخ تعاملی برای افزایش مشارکت در رویداد
جلسات پرسش و پاسخ تعاملی، پلی بین سخنرانان و مخاطبان ایجاد می‌کنند. این جلسات می‌توانند:
- گفتگوهای عمیق‌تر و معنادارتر ایجاد کنند
- به شرکت‌کنندگان اجازه دهند سؤالات خاص خود را مطرح کنند
- دیدگاه‌های متنوع را به بحث بگذارند
- فرصتی برای شبکه‌سازی و تبادل ایده فراهم کنند
مثال: کنفرانس TED از یک سیستم پرسش و پاسخ آنلاین پیشرفته استفاده می‌کند:
- شرکت‌کنندگان می‌توانند سؤالات خود را از طریق اپلیکیشن رویداد یا وب‌سایت ارسال کنند
- سیستم هوش مصنوعی سؤالات مشابه را گروه‌بندی می‌کند
- مخاطبان می‌توانند برای سؤالات دیگران رأی دهند تا محبوب‌ترین سؤالات مشخص شوند
- مجری جلسه می‌تواند سؤالات را فیلتر و مدیریت کند
- برخی سؤالات برای پاسخگویی زنده انتخاب می‌شوند، در حالی که سایر سؤالات بعداً در بخش FAQ وب‌سایت پاسخ داده می‌شوند
در TED 2023، این سیستم بیش از ۵۰۰۰ سؤال را مدیریت کرد و میانگین مشارکت مخاطبان را ۳۵% افزایش داد.
۳. استفاده از شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی ابزاری قدرتمند برای گسترش دامنه تأثیر رویداد و ایجاد تعامل پیش، حین و پس از رویداد هستند. استفاده هوشمندانه از این پلتفرم‌ها می‌تواند به ایجاد یک جامعه پویا حول رویداد شما کمک کند.
الف) ایجاد هشتگ اختصاصی رویداد
هشتگ اختصاصی، نقطه کانونی تمام محتوای مرتبط با رویداد در شبکه‌های اجتماعی است. این هشتگ باید:
- کوتاه، به یادماندنی و منحصر به فرد باشد
- به راحتی قابل تلفظ و نوشتن باشد
- با برند رویداد همخوانی داشته باشد
- در تمام مواد بازاریابی و تبلیغاتی رویداد گنجانده شود
مثال: جشنواره موسیقی کوچلا (Coachella) با استفاده از هشتگ #Coachella، یک اکوسیستم قدرتمند از محتوای تولید شده توسط کاربران ایجاد می‌کند:
- قبل از رویداد: کوچلا از هشتگ برای اعلام خط برنامه، فروش بلیت و ایجاد هیجان استفاده می‌کند
- حین رویداد: شرکت‌کنندگان تصاویر، ویدیوها و تجربیات خود را با هشتگ به اشتراک می‌گذارند
- پس از رویداد: هشتگ برای به اشتراک گذاشتن خاطرات و ایجاد اشتیاق برای سال آینده استفاده می‌شود
در سال ۲۰۲۳، هشتگ #Coachella بیش از ۵.۲ میلیون بار در اینستاگرام استفاده شد و محتوای مرتبط با آن بیش از ۱ میلیارد بازدید در TikTok داشت.
ب)افزایش مشارکت در رویداد با مسابقات آنلاین
مسابقات آنلاین راهی عالی برای افزایش مشارکت و ایجاد هیجان حول رویداد هستند. این مسابقات می‌توانند:
- خلاقیت شرکت‌کنندگان را تحریک کنند
- آگاهی از برند را افزایش دهند
- محتوای تولید شده توسط کاربر را تشویق کنند
- جوایز و تجربیات منحصر به فرد ارائه دهند
مثال : نمایشگاه بین‌المللی کتاب فرانکفورت مسابقات عکاسی آنلاین برگزار می‌کند:
- شرکت‌کنندگان تصاویر خود را با هشتگ #FBM[سال] به اشتراک می‌گذارند
- موضوعات روزانه مانند “کتاب مورد علاقه من”، “نویسنده محبوب من” یا “مکان مورد علاقه من برای مطالعه” تعیین می‌شوند
- برندگان روزانه انتخاب شده و جوایزی مانند کتاب‌های امضا شده یا دسترسی VIP به رویدادها دریافت می‌کنند
- بهترین عکس‌ها در نمایشگاه‌های فیزیکی و دیجیتال به نمایش گذاشته می‌شوند
در سال ۲۰۲۳، این مسابقه بیش از ۲۵,۰۰۰ مشارکت‌کننده داشت و محتوای تولید شده توسط کاربران، بیش از ۳ میلیون تعامل در شبکه‌های اجتماعی ایجاد کرد. افزایش مشارکت در این رویداد یک تجربه و الگوی موثر برای تمام رویدادهاست.
۴. شخصی‌سازی تجربه برای افزایش مشارکت در رویداد
شخصی‌سازی تجربه رویداد، کلید ایجاد ارزش منحصر به فرد برای هر شرکت‌کننده است. این رویکرد به شما امکان می‌دهد تجربه‌ای متناسب با نیازها، علایق و اهداف هر فرد ارائه دهید.
الف) ایجاد مسیرهای محتوایی سفارشی
مسیرهای محتوایی سفارشی به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهند تجربه‌ای منطبق بر نیازها و علایق خود داشته باشند. این رویکرد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- پیشنهاد جلسات و کارگاه‌ها بر اساس پروفایل شرکت‌کننده
- ارائه محتوای مرتبط قبل و بعد از رویداد
- امکان ایجاد برنامه شخصی برای رویداد
- پیشنهاد ارتباطات نتورکینگ بر اساس علایق مشترک
مثال: کنفرانس Dreamforce سالزفورس، یک سیستم توصیه هوشمند دارد:
- هنگام ثبت‌نام، شرکت‌کنندگان پروفایل خود را با اطلاعاتی مانند نقش شغلی، صنعت و علایق تکمیل می‌کنند
- الگوریتم هوش مصنوعی بر اساس این اطلاعات و رفتار کاربر در اپلیکیشن، جلسات و محتوا را پیشنهاد می‌دهد
- سیستم به طور مداوم از بازخوردها و تعاملات کاربر یاد می‌گیرد و پیشنهادهای خود را بهبود می‌بخشد
- شرکت‌کنندگان می‌توانند برنامه شخصی خود را ایجاد کرده و با همکاران به اشتراک بگذارند
در Dreamforce 2023، این سیستم باعث افزایش ۴۰% در میزان حضور در جلسات پیشنهادی شد و رضایت کلی شرکت‌کنندگان را ۲۵% افزایش داد.
ب) جلسات نتورکینگ هدفمند
نتورکینگ یکی از مهم‌ترین دلایل حضور افراد در رویدادهاست. جلسات نتورکینگ هدفمند می‌توانند:
- ارتباطات معنادار و مرتبط ایجاد کنند
- زمان شرکت‌کنندگان را بهینه کنند
- ارزش افزوده قابل توجهی به تجربه رویداد بیفزایند
- فرصت‌های همکاری و کسب و کار ایجاد کنند
مثال: نمایشگاه CES از یک پلتفرم نتورکینگ آنلاین پیشرفته استفاده می‌کند:
- شرکت‌کنندگان پروفایل خود را با اطلاعات دقیق شغلی، اهداف نتورکینگ و زمینه‌های مورد علاقه تکمیل می‌کنند
- الگوریتم هوش مصنوعی بر اساس این اطلاعات، تطابق‌های بالقوه را شناسایی می‌کند
- سیستم جلسات یک به یک ۱۵ دقیقه‌ای را پیشنهاد می‌دهد
- شرکت‌کنندگان می‌توانند پیشنهادها را بپذیرند، رد کنند یا زمان دیگری را پیشنهاد دهند
- جلسات می‌توانند به صورت حضوری یا مجازی برگزار شوند
در CES 2023، این سیستم بیش از ۵۰,۰۰۰ جلسه نتورکینگ را هماهنگ کرد و ۸۵% شرکت‌کنندگان آن را “بسیار مفید” ارزیابی کردند.
۵. ارزیابی و بازخورد مستمر
ارزیابی و بازخورد مستمر به شما امکان می‌دهد رویداد را در زمان واقعی بهبود بخشیده و برای رویدادهای آینده برنامه‌ریزی کنید.
الف) نظرسنجی‌های لحظه‌ای
نظرسنجی‌های لحظه‌ای امکان جمع‌آوری بازخورد فوری و اقدام سریع را فراهم می‌کنند. این نظرسنجی‌ها می‌توانند:
- کیفیت جلسات و سخنرانی‌ها را ارزیابی کنند
- مشکلات لجستیکی را شناسایی کنند
- پیشنهادات برای بهبود را جمع‌آوری کنند
- رضایت کلی شرکت‌کنندگان را اندازه‌گیری کنند
مثال گسترده: کنفرانس Web Summit از یک سیستم نظرسنجی در لحظه استفاده می‌کند:
- بلافاصله پس از هر جلسه، شرکت‌کنندگان نوتیفیکیشنی برای شرکت در نظرسنجی کوتاه دریافت می‌کنند
- نظرسنجی‌ها شامل سؤالات چندگزینه‌ای و یک فیلد نظر آزاد هستند
- نتایج به صورت زنده تحلیل شده و در داشبورد مدیریتی نمایش داده می‌شوند
- در صورت دریافت بازخورد منفی، تیم برگزاری می‌تواند سریعاً اقدام کند
در Web Summit 2023، این سیستم نرخ پاسخگویی ۷۸% داشت و منجر به بهبود ۱۵% در رضایت کلی شرکت‌کنندگان نسبت به سال قبل شد و این افزایش مشارکت در رویداد دستاوردی برای رویدادهای بعدی نیز شد.
ب) تحلیل داده‌های رویداد
تحلیل داده‌های رویداد می‌تواند بینش‌های ارزشمندی درباره رفتار و ترجیحات شرکت‌کنندگان ارائه دهد. این تحلیل‌ها می‌توانند:
- الگوهای حضور در جلسات را شناسایی کنند
- محبوب‌ترین سخنرانان و موضوعات را مشخص کنند
- نقاط گلوگاهی در جریان رویداد را شناسایی کنند
- روندهای کلی را برای برنامه‌ریزی رویدادهای آینده استخراج کنند
مثال: نمایشگاه E3 (Electronic Entertainment Expo) از تحلیل داده‌های پیشرفته استفاده می‌کند:
- سنسورهای بی‌سیم در سراسر محل برگزاری، حرکت شرکت‌کنندگان را ردیابی می‌کنند
- داده‌های استفاده از اپلیکیشن رویداد جمع‌آوری و تحلیل می‌شوند
- الگوهای تعامل در شبکه‌های اجتماعی مورد بررسی قرار می‌گیرند
- هوش مصنوعی این داده‌ها را تحلیل کرده و الگوها و بینش‌ها را استخراج می‌کند
در E3 2023، این تحلیل‌ها منجر به بهینه‌سازی چیدمان غرفه‌ها شد که باعث افزایش ۳۰% در می‌شود.
آزمایش، ارزیابی و تکرار کلید موفقیت
افزایش مشارکت و تعامل در رویدادها یک فرآیند پویا و مداوم است که نیازمند ترکیبی از استراتژی‌های هوشمندانه، استفاده از تکنولوژی‌های نوین و توجه دقیق به نیازها و خواسته‌های شرکت‌کنندگان است. با به کارگیری راهکارهایی که در این مقاله مورد بحث قرار گرفت، می‌توانید:
- تجربه‌ای پویا و به یادماندنی برای شرکت‌کنندگان خلق کنید
- ارزش واقعی و ملموس برای همه ذینفعان ایجاد نمایید
- جامعه‌ای فعال و متعهد حول رویداد خود شکل دهید
- بازگشت سرمایه (ROI) رویداد خود را به طور قابل توجهی افزایش دهید
به یاد داشته باشید که هر رویداد منحصر به فرد است و ممکن است نیاز به ترکیب خاصی از این استراتژی‌ها داشته باشد. آزمایش، ارزیابی و تکرار کلید موفقیت در این زمینه است.
نکات تکمیلی برای افزایش مشارکت در رویداد
چند نکته مهم دیگر را در نظر بگیرید:
۱. اهمیت دسترسی‌پذیری
اطمینان حاصل کنید که رویداد شما برای افراد با نیازهای خاص دسترسی‌پذیر است. این می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- ارائه ترجمه همزمان یا زیرنویس برای افراد ناشنوا
- تهیه نسخه‌های صوتی محتوا برای افراد نابینا
- اطمینان از دسترسی‌پذیر بودن مکان رویداد برای افراد دارای محدودیت حرکتی
۲. پایداری و مسئولیت اجتماعی
نشان دادن تعهد به پایداری و مسئولیت اجتماعی می‌تواند جذابیت رویداد شما را افزایش دهد:
- استفاده از مواد بازیافتی و قابل بازیافت
- کاهش ضایعات و مدیریت پسماند
- همکاری با سازمان‌های خیریه محلی
۳. ترکیب تجربیات آفلاین و آنلاین
حتی در رویدادهای حضوری، ترکیب عناصر دیجیتال می‌تواند تجربه را غنی‌تر کند:
- پخش زنده بخش‌هایی از رویداد برای مخاطبان آنلاین
- ایجاد فرصت‌های تعامل آنلاین برای شرکت‌کنندگان حضوری و مجازی
- استفاده از تکنولوژی‌های واقعیت افزوده برای ایجاد لایه‌ای اضافی از اطلاعات در محیط فیزیکی
۴. آموزش و آماده‌سازی تیم
اطمینان حاصل کنید که تیم برگزاری رویداد به خوبی آموزش دیده و آماده است:
- آموزش کار با تکنولوژی‌های مورد استفاده در رویداد
- آشنایی با پروتکل‌های مدیریت بحران
- تمرین سناریوهای مختلف برای آمادگی در برابر چالش‌های احتمالی
۵. پیگیری پس از رویداد
تعامل با شرکت‌کنندگان پس از پایان رویداد می‌تواند تأثیر آن را تقویت کرده و باعث افزایش مشارکت در رویداد های بعدی شما شود:
- ارسال خلاصه‌ای از نکات کلیدی رویداد
- به اشتراک‌گذاری ویدیوها و عکس‌های رویداد
- دعوت برای شرکت در نظرسنجی جامع پس از رویداد
- ارائه پیشنهادات شخصی‌سازی شده برای رویدادهای آینده
با به کارگیری این استراتژی‌ها و نکات تکمیلی، می‌توانید رویدادی خلق کنید که نه تنها مشارکت و تعامل بالایی دارد، بلکه تأثیری ماندگار بر شرکت‌کنندگان می‌گذارد و آنها را به سفیران برند شما تبدیل می‌کند.
منابع:
