استفاده از فضای اداری مشترک یکی از نمودهای این واقعیت است که الگوهای کسب و کار به سرعت در حال تغییر هستند. با افزایش چشمگیر هزینه‌های راه‌اندازی و اداره کسب و کار، از جمله اجاره دفتر، تجهیزات اداری و هزینه‌های جانبی، بسیاری از کارآفرینان و صاحبان مشاغل به دنبال راهکارهای نوآورانه و مقرون به صرفه هستند.
در این میان، فضای اداری مشترک یا فضای کار اشتراکی (Coworking Space) به عنوان یک راه‌حل هوشمندانه، توجه بسیاری را به خود جلب کرده است.
مزایای استفاده از فضای اداری مشترک و فضای کار اشتراکی
۱. صرفه‌جویی در هزینه‌ها
استفاده از فضای کاری مشترک می‌تواند هزینه‌های شما را به طور قابل توجهی کاهش دهد. این صرفه‌جویی شامل موارد زیر می‌شود:
الف) حذف هزینه‌های رهن و اجاره
- صرفه‌جویی در پرداخت ودیعه‌های سنگین
- حذف هزینه‌های قرارداد املاک و کمیسیون مشاورین
- عدم نیاز به پرداخت اجاره‌های بلندمدت
- انعطاف‌پذیری در تغییر فضا متناسب با نیاز
ب) کاهش هزینه‌های جاری
- صرفه‌جویی در هزینه‌های قبوض (آب، برق، گاز)
- اشتراک هزینه اینترنت پرسرعت
- کاهش هزینه‌های نگهداری ساختمان
- صرفه‌جویی در هزینه‌های بیمه و مالیات
ج) حذف هزینه‌های تجهیزات
- عدم نیاز به خرید مبلمان اداری
- استفاده از تجهیزات مشترک مانند پرینتر و اسکنر
- بهره‌مندی از سیستم‌های تهویه مطبوع مرکزی
- دسترسی به اتاق‌های جلسات مجهز
به عنوان مثال، مجموعه امرالد با ارائه پکیج‌های متنوع، امکان صرفه‌جویی تا ۴۰٪ در هزینه‌های اداری را فراهم می‌کند. طبق آمار، شرکت‌هایی که از فضاهای کار اشتراکی استفاده می‌کنند، به طور میانگین ۳۰٪ تا ۵۰٪ در هزینه‌های عملیاتی خود صرفه‌جویی می‌کنند.
۲. انعطاف‌پذیری در قرارداد
یکی از مهمترین مزایای فضاهای کار اشتراکی، تنوع در گزینه‌های قراردادی است:
الف) انواع قراردادها در استفاده از فضای اداری مشترک
- قرارداد ساعتی: مناسب برای جلسات موردی
- قرارداد روزانه: برای پروژه‌های کوتاه‌مدت
- قرارداد هفتگی: مناسب برای دوره‌های آزمایشی
- قرارداد ماهانه: با تخفیف‌های ویژه برای استفاده منظم
- قرارداد سالانه: با بیشترین میزان تخفیف
ب) امکانات قابل سفارشی‌سازی فضای اداری مشترک
- انتخاب نوع میز کار (اختصاصی یا اشتراکی)
- تعیین ساعات دسترسی
- انتخاب خدمات جانبی مورد نیاز
- امکان ارتقا یا کاهش سطح خدمات
ج) شرایط فسخ منعطف
- امکان فسخ قرارداد با اخطار کوتاه‌مدت
- عدم نیاز به پرداخت جریمه‌های سنگین
- امکان تغییر پلن متناسب با شرایط کسب و کار
برای مثال، فضای کاری آوا با ارائه بیش از ۱۰ نوع پلن مختلف، از ساعتی ۵۰ هزار تومان تا ماهانه ۵ میلیون تومان، انعطاف‌پذیری بالایی را برای کسب و کارها فراهم می‌کند.
۳. دسترسی به امکانات حرفه‌ای
فضاهای کار اشتراکی معمولاً مجهز به امکانات حرفه‌ای هستند:
الف) تجهیزات اداری پیشرفته
- سیستم‌های ویدئو کنفرانس حرفه‌ای
- پرینترهای چندکاره صنعتی
- تجهیزات صوتی و تصویری پیشرفته
- سیستم‌های تهویه هوشمند
ب) زیرساخت‌های ارتباطی
- اینترنت فیبر نوری پرسرعت
- شبکه داخلی امن
- سیستم تلفن VoIP
- پشتیبانی فنی ۲۴/۷
ج) فضاهای عمومی
- لابی مدرن و حرفه‌ای
- آشپزخانه مجهز
- فضاهای استراحت
- اتاق‌های جلسات خصوصی
مجموعه نوین‌ورک به عنوان نمونه، با سرمایه‌گذاری بیش از ۲ میلیارد تومان در تجهیزات، یکی از مجهزترین فضاهای کار اشتراکی را ارائه می دهد.
نمونه‌های موفق استفاده از فضای اداری مشترک در دنیا
WeWork
- بزرگترین شبکه فضای کار اشتراکی در جهان
- تأسیس در سال ۲۰۱۰ در نیویورک
- حضور در بیش از ۸۰۰ لوکیشن در ۱۲۰ شهر
- بیش از ۶۰۰,۰۰۰ عضو فعال
- ارائه خدمات به شرکت‌های بزرگی مانند:
- Microsoft (۴۵٪ از کارمندان از WeWork استفاده می‌کنند)
- IBM (بیش از ۱۰۰۰ کارمند در فضاهای WeWork)
- Facebook (دفاتر اقماری در ۱۵ لوکیشن مختلف)
Impact Hub
- شبکه جهانی با بیش از ۱۰۰ مرکز در ۵۰ کشور
- تمرکز بر کارآفرینی اجتماعی
- بیش از ۱۶,۰۰۰ عضو در سراسر جهان
- برگزاری بیش از ۲۰۰۰ رویداد سالانه
- خدمات ویژه:
- برنامه‌های شتابدهی
- منتورینگ تخصصی
- شبکه‌سازی بین‌المللی
- دسترسی به سرمایه‌گذاران اجتماعی
Regus
- قدیمی‌ترین ارائه‌دهنده فضای کار اشتراکی (تأسیس ۱۹۸۹)
- حضور در بیش از ۳۰۰۰ لوکیشن
- خدمات در ۱۲۰ کشور
- ویژگی‌های منحصر به فرد:
- امکان استفاده از تمام شعب در سراسر دنیا
- خدمات منشی و تلفنخانه حرفه‌ای
- آدرس تجاری معتبر در مراکز شهرها
نمونه‌های موفق فضای کار اشتراکی در ایران
هاب تهران
- اولین فضای کار اشتراکی تخصصی در ایران
- میزبان بیش از ۱۰۰ استارتاپ موفق
- امکانات ویژه:
- فضای کار ۲۴/۷
- اینترنت اختصاصی پرسرعت
- سالن‌های جلسات مجهز
- برنامه‌های آموزشی هفتگی
- موفقیت‌های شاخص:
- میزبانی از ۵ استارتاپ یونیکورن ایرانی
- برگزاری بیش از ۵۰۰ رویداد تخصصی
- جذب بیش از ۲۰ میلیارد تومان سرمایه‌گذاری
آواتک
- مرکز نوآوری و شتابدهی پیشرو
- خدمات جامع:
- فضای کار اشتراکی حرفه‌ای
- منتورینگ تخصصی
- خدمات حقوقی و مالی
- ارتباط با سرمایه‌گذاران
- دستاوردها:
- شتابدهی بیش از ۵۰ استارتاپ موفق
- جذب سرمایه بیش از ۵۰ میلیارد تومانی
- ایجاد بیش از ۵۰۰ شغل مستقیم
کارخانه نوآوری
- بزرگترین مرکز نوآوری ایران
- مساحت بیش از ۱۸,۰۰۰ متر مربع
- امکانات گسترده:
- فضای کار اشتراکی مدرن
- آزمایشگاه‌های تخصصی
- استودیو تولید محتوا
- سالن همایش ۵۰۰ نفره
- خدمات ویژه:
- مشاوره تخصصی کسب و کار
- خدمات ثبت شرکت و برند
- پشتیبانی حقوقی و مالیاتی
ریبون تهران (RibbonTehran) نمونه ای متفاوت از فضای ادرای مشترک
ساختمان اداری ریبون تهران، به عنوان یکی از پیشگامان فضای کار اشتراکی حرفه‌ای در ایران، استانداردهای جدیدی را در این صنعت تعریف کرده است. این مجموعه که از ابتدا با چشم‌انداز ایجاد فضای کار در سطح بین‌المللی طراحی شده، طبقاتی را به صورت اختصاصی به فضای کار اشتراکی و جلسات تجاری اختصاص داده است. آنچه ریبون را متمایز می‌کند،
تمرکز ویژه بر نیازهای کسب و کارهای بالغ و شرکت‌های بین‌المللی است. این مجموعه با ارائه فضاهای جلسات مجهز به جدیدترین تکنولوژی‌های ارتباطی، اتاق‌های مذاکره با استانداردهای بین‌المللی و خدمات پشتیبانی حرفه‌ای، محیطی ایده‌آل برای شرکت‌هایی فراهم کرده که در مرحله توسعه بین‌المللی کسب و کار خود هستند.
امکانات ویژه ریبون:
- سالن‌های کنفرانس با تجهیزات پیشرفته ویدئو کنفرانس
- سیستم‌های ترجمه همزمان برای جلسات بین‌المللی
- لابی مجلل و حرفه‌ای برای پذیرایی از مهمانان خارجی
- دسترسی ۲۴/۷ با سیستم امنیتی پیشرفته
- خدمات منشی و مدیریت جلسات به زبان‌های مختلف
- فضاهای اختصاصی برای مذاکرات محرمانه
- رستوران با منوی بین‌المللی
ویژگی‌های متمایزکننده:
- موقعیت استراتژیک در منطقه تجاری شهر
- طراحی معماری در سطح استانداردهای جهانی
- سیستم مدیریت ساختمان هوشمند (BMS)
- پارکینگ اختصاصی با ظرفیت بالا
- خدمات پذیرایی VIP برای جلسات خاص
برخلاف بسیاری از فضاهای کار اشتراکی که عمدتاً بر نیازهای استارتاپ‌ها و تیم‌های کوچک تمرکز دارند، ریبون با هدف‌گذاری بر روی شرکت‌های بزرگ و کسب و کارهای بین‌المللی، خدمات خود را متناسب با نیازهای این بخش از بازار طراحی کرده است.
این مجموعه با درک اهمیت حفظ استانداردهای حرفه‌ای در تعاملات بین‌المللی، محیطی فراهم کرده که شرکت‌های ایرانی می‌توانند با اطمینان، جلسات و مذاکرات خود با شرکای خارجی را در آن برگزار کنند.
مجموعه کارمان
کارمان به عنوان یکی از پیشگامان فضای کار اشتراکی در ایران، با رویکردی حرفه‌ای و تمرکز بر نیازهای کسب‌وکارهای بالغ، خدمات متمایزی را ارائه می‌دهد. این مجموعه با درک صحیح از نیازهای شرکت‌های در حال رشد و کسب‌وکارهای بین‌المللی، توانسته است استانداردهای جدیدی را در صنعت فضاهای کار اشتراکی تعریف کند.
ویژگی‌های اصلی کارمان
- موقعیت استراتژیک در منطقه تجاری
- فضاهای کاری حرفه‌ای و مدرن
- اتاق‌های جلسات مجهز به تکنولوژی روز
- خدمات پشتیبانی حرفه‌ای
- تمرکز بر کسب‌وکارهای بالغ و شرکت‌های معتبر
مقایسه کارمان و ریبون تهران در خلق فضای اداری مشترک
ریبون تهران و کارمان از نظر الگوی کسب‌وکار و رویکرد حرفه‌ای، شباهت‌های قابل توجهی دارند. هر دو مجموعه بر خلاف مراکزی مانند آواتک که بیشتر بر استارتاپ‌ها و تیم‌های نوپا تمرکز دارند، خدمات خود را برای کسب‌وکارهای بالغ و شرکت‌های معتبر طراحی کرده‌اند.
با این حال، ریبون تهران با سرمایه‌گذاری گسترده‌تر و تمرکز ویژه بر استانداردهای بین‌المللی، توانسته است سطح بالاتری از خدمات را ارائه دهد. این مجموعه با الهام از بهترین نمونه‌های جهانی و پیاده‌سازی استانداردهای بین‌المللی، موفق شده است خود را به عنوان یک مرکز تجاری در سطح جهانی مطرح کند.
این تفاوت در سطح استانداردها و مقیاس عملیات، نشان‌دهنده تکامل طبیعی این صنعت در ایران است، ج
چگونه بهترین فضای کار اشتراکی را انتخاب کنیم؟
۱. ارزیابی نیازهای کسب و کار
- تعداد اعضای تیم
- نوع فعالیت و نیازهای خاص
- بودجه در دسترس
- مدت زمان مورد نیاز
۲. بررسی موقعیت مکانی
- دسترسی به حمل و نقل عمومی:
- فاصله تا ایستگاه مترو
- خطوط اتوبوس
- دسترسی به تاکسی‌های اینترنتی
- امکانات اطراف:
- رستوران‌ها و کافه‌ها
- مراکز خرید
- بانک‌ها
- مراکز درمانی
۳. بررسی امکانات و خدمات
الف) امکانات اساسی
- سرعت و پایداری اینترنت
- کیفیت مبلمان و ارگونومی
- سیستم تهویه و نور مناسب
- امنیت ۲۴ ساعته
ب) خدمات جانبی
- پذیرش و منشی
- خدمات پستی و آدرس تجاری
- نظافت و نگهداری
- کافی‌شاپ و رستوران
ج) امکانات ویژه
- اتاق‌های جلسات خصوصی
- فضاهای استراحت
- سالن ورزش
- فضای سبز و تراس
۵ نکته مهم درانتخاب از فضای اداری مشترک
استفاده از فضای کار اشتراکی در دنیای امروز، بیش از یک انتخاب ساده برای صرفه‌جویی در هزینه‌هاست. این فضاها به عنوان اکوسیستمی پویا، فرصت‌های بی‌نظیری برای رشد کسب و کار، شبکه‌سازی و یادگیری فراهم می‌کنند.
با توجه به رشد روزافزون این صنعت و تنوع گزینه‌های موجود، انتخاب دقیق و هوشمندانه می‌تواند تأثیر چشمگیری بر موفقیت کسب و کار شما داشته باشد.
توصیه می‌شود قبل از انتخاب نهایی:
- از چند فضای کار اشتراکی بازدید کنید
- با کاربران فعلی صحبت کنید
- یک دوره آزمایشی را تجربه کنید
- قرارداد را با دقت مطالعه کنید
- امکان توسعه آتی را در نظر بگیرید
منابع:
- coworker.com
- wework.com
- regus.com
- impacthub.net
- hub.ir
